- Anzeige -


Sie sind hier: Startseite » Markt » Studien

Nutzung von Mobil- und Cloud-Technologien


Content-Systemwelten wachsen zusammen
Wachsende Anforderungen an Wissens- und Content-Strategie

- Anzeigen -





Der Markt für DMS- bzw. ECM-Software hat sich in den vergangenen Jahren so rasant weiterentwickelt, wie kaum ein anderes Segment im Bereich der Business Software. Viele Disziplinen und Technologien wachsen hier zusammen und bieten Unternehmen ein reichhaltiges Instrumentarium für die Automatisierung und Steuerung der Dokumenten-basierten Arbeitsprozesse im Unternehmen: Künstliche Intelligenz und Machine Learning, Business Intelligence, Workflow-Automation oder Multi-Clouds sind nur einige Themenkomplexe, die heute in ECM-Strategien gebündelt Anwendung finden, um die wirtschaftliche Leistungsfähigkeit und Produktivität entlang der Wertschöpfungskette zu steigern. Das Hamburger Marktforschungs- und Beratungshaus SoftSelect hat im Rahmen seiner aktuellen SoftTrend-Studie DMS-/ECM-Software 2020 insgesamt 106 ECM-Lösungen unter die Lupe genommen und gibt Unternehmen eine umfassende Entscheidungshilfe für die eigene Wissens- und Content-Strategie an die Hand.

20.000 – über so viele Dateien verfügt jeder PC-Anwender Schätzungen zufolge im Durchschnitt in den File-Systemen deutscher Unternehmen - Cloud-Speicher, Exchange- oder Sharepoint-Server noch nicht eingerechnet. Lediglich 15 Prozent davon seien relevant, der Rest von unbekanntem Wert, redundant, trivial oder obsolet. Der größte Teil unserer gespeicherten Daten ist zudem älter als zwei Jahre und daher von fraglichem Nutzen. Dass sich die Datenmenge alle zwei bis drei Jahre verdoppelt, schürt die Notwendigkeit von Unternehmen, Ordnung in das Datenchaos zu bringen.

Die Arbeitswelt befindet sich mitten in einem fundamentalen Veränderungsprozess, der neue Arbeitsmodelle, neue Formen der Zusammenarbeit und auch veränderte Arbeitsweisen zutage fördert. Die tägliche Nutzung von Mobil- und Cloud-Technologien haben dabei das Anforderungsprofil von Mitarbeitern nachhaltig beeinflusst. ECM- und DMS-Lösungen kommen in diesem Kontext eine wichtige Aufgabe zu, um die Daten, Medien und Dokumente effektiv zu organisieren und in bestehende Prozessketten einzubinden.

Die betriebliche Praxis geht jedoch häufig nicht mit den Unternehmenszielen konform: In vielen Unternehmen herrscht bis heute eine Schatten-IT, deren Risiken nur schwer in den Griff zu bekommen sind. So werden betriebliche Dokumente in Ermangelung geeigneter Arbeitsroutinen etwa über private E-Mail-Accounts versendet, in der Cloud, auf Mobilgeräten oder auf USB-Sticks gespeichert oder über Filesharing- und Messenger-Dienste geteilt. Diese Vorgehensweisen verstoßen nicht nur gegen übliche Compliance-Vorgaben, sondern entziehen sich auch weitgehend einer betrieblichen Kontrolle und bergen damit enorme Geschäftsrisiken. IT und Management stehen damit vor der Herausforderung, Prozessbeteiligten einen ergonomischen, sicheren und Unternehmensziel-konformen Zugang zu Informationen oder Dokumenten zu gewährleisten.

Anwendungsgebiete von ECM-Software
Während ECM- und DMS-Lösungen früher klassischerweise Bereiche wie Archivierung und Dokumentenverwaltung umfassten, werden diesem Lösungskomplex heute auch prozess- und kollaborationsbezogene Themenbereiche sowie Report Tools (BI) zugeschrieben. In den vergangenen Jahren hat nicht nur eine neue Generation von Cloud-fähigen, auf kollaborative Prozesse ausgerichtete ECM-/ DMS-Systeme Einzug gehalten. Auch die Systemwelten im Bereich ERP, HR, CRM, Rechnungswesen, Service oder Projektmanagement haben ihr Leistungsspektrum zur Unterstützung Dokumenten-basierter Geschäftsprozesse signifikant weiterentwickelt und stoßen mit großen Schritten in den Markt vor.

Während die meisten Lösungen insbesondere die Bereiche Dokumentenverwaltung, Workflow-Management, revisionssichere Archivierung, E-Mail-Archivierung und Collaboration abdecken, werden die Anwendungsfelder Eingangsrechnungsbearbeitung, Vertragsmanagement, Antragswesen und Intranet nur von Wenigen erfüllt.

Inputmanagement – erster Schritt zum "Digital Office"
Mit einer Kombination aus Scanner- und Capture-Technologien lässt sich das Handling von schwach und unstrukturierten Daten, die in Unternehmen mitunter sehr zeitaufwändig sein können, enorm vereinfachen. Eine Volltext OCR Texterkennung, die automatische Indexierung von Dokumenten und die Ad-hoc OCR zur Übernahme von Einzelwerten gehören heute zum Standard der meisten Lösungen. Die Prüfung von Leseergebnissen, eine Formular-basierte Beleglesung sowie die Möglichkeit, Regeln für unstrukturierte Dokumente frei zu definieren sind mit über 70 Prozent Abdeckung ebenfalls weit verbreitet. Fortgeschrittene Inputmanagementlösungen bieten zudem Elemente künstlicher Intelligenz in Form von Trainingsfunktionen, die der Anwendung ermöglicht zu erlernen, unstrukturierte Dokumente zu erfassen.

Einsatz von Metadaten für die Dokumentensuche und -verwaltung
Die Dokumentenverwaltung stellt gewissermaßen das Herzstück einer ECM-Lösung dar. Zum Standardumfang gehört etwa die Rechte- und Freigabeverwaltung für Dokumente, Versionierungsfunktionen sowie Check-in/ Check-out-Funktionen für die exklusive Bearbeitung von Dokumenten. Angesichts der Massen an Content, die heute in Unternehmen gespeichert und verwaltet werden müssen, gewinnen vor allem Filteroptionen und Meta-Daten an Bedeutung. Mit Hilfe dieser Zusatzdaten lassen sich Dokumente auch großer Content-Pools binnen kurzer Zeit mit intuitiver Suche auffindbar machen.

Während vielen CRM-, Projektmanagement- und Groupware-Anwendungen häufig einzelne Dimensionen für eine Komfortsuche fehlen, bieten viele dedizierte ECM-Lösungsanbieter ein umfangreiches Spektrum an Suchroutinen. Am häufigsten kommen bei den untersuchten Systemen die Volltextsuche (98 Prozent), Dokumentenanzeigefunkionen (96 Prozent) und die Attribut-/ Metadatensuche (90 Prozent) zur Anwendung. Metadaten Editoren und Annotationsfunktionen, also die Fähigkeit Dokumente um getrennt gespeicherte Anmerkungen und Zusatzinformationen zu ergänzen, werden ebenfalls von vielen DMS-Systemen ermöglicht.

ECM in der Cloud
Die Bereitstellungsmodelle reichen von Cloud- über den Hybrid- und Appliance-Betrieb bis zur lokalen Anwendung. Während nahezu alle ECM-Anbieter (92 Prozent) ihre Lösung für den Inhouse-Betrieb bereitstellen, bieten 61 Prozent der Anbieter auch einen SaaS-Betrieb an. Davon profitieren auch Systemintegratoren, die vor allem bei der Umsetzung von Multi-Clouds deutlich mehr Optionen an die Hand bekommen. Indem ein Teil der Inhalte lokal und ein anderer Teil in der Cloud gespeichert und synchronisiert wird (Hybrid Cloud), wollen Unternehmen die Anforderungen im Hinblick auf Kontrolle kritischer Daten und Compliance wahren, aber gleichzeitig Anwendern und Partner mehr Flexibilität beim Zugriff bieten.

Erweiterung um Groupware-, Collaboration- und Workflow-Features
Insbesondere im Bereich der Groupware- und Collaboration-Funktionen haben sich die ECM-Lösungen in den vergangenen Jahren sprunghaft weiterentwickelt. Zu den absoluten Basics gehören Funktionen zur Terminüberwachung und Wiedervorlage sowie die automatisierte Zuordbarkeit der Eingangspost zu Teams, Vorgängen und Projekten. Um dem Anspruch von Anwendern an ein digitales Büro gerecht zu werden, bieten heute die Mehrheit der Lösungen zudem virtuelle Projekträume, die charakteristisch für "echte" Collaboration-Produkte sind, sowie die Synchronisation mit MS Outlook und eine Schnittstelle zu MS Sharepoint. Workflow-Komponenten sind heute ebenfalls ein kardinaler Bestandteil von ECM-Lösungen. Die Hinterlegung von Freigaberegeln auf Belegebene, zeit- und ereignisgesteuerte Eskalationsmechanismen und Ad-hoc Workflows zur Vereinfachung unstrukturierter Prozesse sollen die Modellierung von Geschäftsprozessen unterstützen und damit nachhaltig zur Automatisierung von Unternehmensabläufen beitragen. (SoftSelect: ra)

eingetragen: 05.03.20
Newsletterlauf: 26.05.20

SoftSelect: Kontakt und Steckbrief

Der Informationsanbieter hat seinen Kontakt leider noch nicht freigeschaltet.

- Anzeigen -





Kostenloser Compliance-Newsletter
Ihr Compliance-Magazin.de-Newsletter hier >>>>>>



Meldungen: Studien

  • Verzahnung von ITSM- und ITAM-Prozessen

    Die Harmonisierung von Arbeitsabläufen verschiedener Teams innerhalb einer gemeinsamen IT-Organisation bereitet Unternehmen weiterhin erhebliche Schwierigkeiten. Dies ist eine der Kernaussagen einer neuen Studie von Ivanti. Die Ergebnisse weisen vor allem auf Schwächen in der Verwaltung von IT-Ressourcen hin. Informationen über genutzte Assets liegen nicht oder in ungeeigneter Form vor, was wiederum Auswirkungen auf die Effizienz der IT-Abteilung als Ganzes hat. So erfasst und verfolgt beispielsweise fast die Hälfte der befragten IT-Experten (43Prozent) IT-Bestände immer noch per Tabellenkalkulation. Mindestens ebenso kritisch: 56 Prozent von ihnen verwalten Assets nicht über deren gesamte Lebensdauer hinweg. Eine solche Arbeitsweise erhöht die Gefahr, dass eigentlich überflüssige IT-Produkte zu spät entfernt werden, ein Sicherheitsrisiko darstellen und unnötige Kosten verursachen. Mängel, so die Umfrageergebnisse, existieren vor allem in der Abstimmung zwischen Arbeitsprozessen im IT-Service- und IT-Asset-Management (ITSM, ITAM).

  • IoT-basierte Hackerangriffe

    Aus der aktuellen Studie von Extreme Networks geht hervor, dass der Einsatz von IoT-Technologien weltweit zunimmt - nichtsdestotrotz sind Unternehmen sehr anfällig für IoT-basierte Angriffe. So gaben 84 Prozent der Unternehmen an, dass sie IoT-Geräte in ihren Unternehmensnetzwerken im Einsatz haben. Von diesen sind 70 Prozent über erfolgreiche oder geplante Hackerangriffe informiert, doch mehr als die Hälfte der Unternehmen verwendet keine Sicherheitsmaßnahmen, die über Standardpasswörter hinausgehen. Die Ergebnisse der Studie demonstrieren die Schwachstellen, die der schnell wachsende Einsatz von IoT-Technologien mit sich bringen kann und die Unsicherheit der Unternehmen, wie sie sich bei Sicherheitsverletzungen am besten verteidigen können.

  • Security und DevSecOps

    Die Umstellung der Anwendungsentwicklung und -wartung in deutschen Unternehmen auf agile Entwicklungsmethoden und DevOps ist weiterhin in vollem Gang. Vor allem der Markt für DevOps wächst in Deutschland weiter deutlich. Ein immer stärker werdender Schwerpunkt liegt dabei auf Security und DevSecOps. Dies meldet eine neue Studie der Information Services Group (ISG) (Nasdaq: III), ein führendes, globales Marktforschungs- und Beratungsunternehmen im Technologie-Segment. Insgesamt bewertet der "ISG Provider Lens Next-Gen Application Development & Maintenance (ADM) Services Report Germany 2019-2020" die Fähigkeiten von 33 Anbieterunternehmen in vier Marktsegmenten. Neben dem Übergang zu agilen Methoden und DevOps zeigen deutsche Unternehmen dem ISG-Anbietervergleich zufolge auch Interesse am Einsatz von Künstlicher Intelligenz und Machine Learning, um ihre Entwicklungs- und Wartungsprozesse weiter zu automatisieren. Viele große ADM-Anbieter würden diesem Automatisierungstrend folgen, während kleinere Anbieter oft damit kämpften, den Anschluss nicht zu verlieren.

  • Nutzung von Container-Technologien & Serverless

    "Serverless" ist viel mehr als nur ein Buzz-Wort der Cloud Computing-Branche. Die Technologie ist gelebte Realität, wie der aktuelle "The State of Serverless" Report von Datadog, Anbieter eines Monitoring-Service für moderne Cloud Computing-Umgebungen, belegt. Im Januar 2020, fünf Jahre nach dem Launch von AWS Lambda, vertraut bereits fast die Hälfte der Datadog-Kunden, die Amazon Web Services (AWS) nutzen, auf die Serverless-Technologie. Dabei sind es überraschenderweise nicht die kleinen, jungen Unternehmen, die auf Serverless setzen, sondern vor allem Großunternehmen und Konzerne mit einem umfassenden Cloud-Ökosystem. Über zwei Drittel der Großunternehmen nutzen AWS Lambda. Bei kleinen Unternehmen sind es weniger als 20 Prozent.

  • Cloud-basierte Tools im Mittelpunkt

    Die rasche Migration zu Cloud-basierten Technologien ist weltweit die größte Beeinträchtigung der Betriebsabläufe und ein wichtiger Faktor bei der Planung für IT-Sicherheitsbudget. Diese und andere Ergebnisse wurden in der der Sans 2020 Cybersecurity Spending Survey veröffentlicht. "Die Sans-Umfrage hat gezeigt, dass die schnelle Umstellung von Unternehmensdiensten und Geschäftsanwendungen auf cloud-basierte Technologie der größte Faktor ist, der zu Brüchen in bestehenden Sicherheitsarchitekturen führt, sowie die meisten neuen Sicherheitsausgaben antreibt", sagt John Pescatore, Sans Director für Emerging Security Trends. "Cloud-Überwachung und Cloud-Sicherheits-Zugangskontrollen waren die beiden wichtigsten Ausgabenbereiche, gefolgt von solchen zur Erhöhung der Fähigkeiten des Sicherheitspersonals, mit neuen Technologien wie der Cloud umzugehen und mit Änderungen der Vorschriften sowie neuen Bedrohungen Schritt zu halten."

  • Umfrage: "2020 State of Hybrid Cloud Security"

    FireMon veröffentlichte mit dem "2020 State of Hybrid Cloud Security Report" jetzt die jüngste Ausgabe der jährlichen Benchmark-Studie zum Status Quo der Sicherheitslandschaft in der Cloud. Diese zeigt die größten Herausforderungen auf, denen Unternehmen beim schnellen Wechsel auf öffentliche Cloud Computing-Umgebungen gegenüberstehen. Laut den über 500 Befragten, von denen 14 Prozent zur obersten Führungsebene zählten, lässt sich der Sicherheitsstatus von Infrastrukturen bei zunehmender Komplexität schwerer überblicken. Zudem gaben sie an, dass für das Thema IT-Security zuständige Teams immer kleiner werden und die für Absicherungsmaßnahmen bereitstehenden Budgets auf gleich bleibend niedrigem Niveau stagnieren.

  • Studie "The State of Enterprise Open Source 2020"

    Red Hat veröffentlichte die Ergebnisse der Studie "The State of Enterprise Open Source 2020", an der weltweit 950 IT-Führungskräfte teilnahmen. Eine zentrale Erkenntnis der zum zweiten Mal nach 2019 durchgeführten Untersuchung ist, dass die Nutzung von Open Source zunimmt, während proprietäre Software an Bedeutung verliert. 95 Prozent der Befragten halten Open Source zudem für eine wichtige Komponente einer Infrastruktur-Softwarestrategie. Die letztjährige Untersuchung ergab, dass 55 Prozent der von den befragten Unternehmen genutzten Software proprietär war. Dieser Wert ist auf 42 Prozent zurückgegangen und in zwei Jahren erwarten die Befragten nur noch einen Anteil von 32 Prozent. Im Gegensatz dazu erhöht sich der Anteil an Enterprise Open Source-Software von derzeit 36 Prozent auf 44 Prozent in zwei Jahren.

  • Umfrage: "2020 State of Hybrid Cloud Security"

    Die Komplexität öffentlicher und hybrider Cloud-Infrastrukturen, die mangelnde Automatisierung von Sicherheitsprozessen und rückläufige Ressourcen resultieren in Konfigurationsfehlern, die Datenverluste nach sich ziehen können. FireMon veröffentlichte mit dem "2020 State of Hybrid Cloud Security Report" jetzt die jüngste Ausgabe seiner jährlichen Benchmark-Studie zum Status Quo der Sicherheitslandschaft in der Cloud. Diese zeigt die größten Herausforderungen auf, denen Unternehmen beim schnellen Wechsel auf öffentliche Cloud-Umgebungen gegenüberstehen. Laut den über 500 Befragten, von denen 14 Prozent zur obersten Führungsebene zählten, lässt sich der Sicherheitsstatus von Infrastrukturen bei zunehmender Komplexität schwerer überblicken.

  • Agilität im Data Warehouse-Entwicklungsprozess

    WhereScape stellt die Ergebnisse einer weltweiten Studie des Business Application Research Center (BARC) zum Thema "Modernisierung des Data Warehouse: Herausforderungen und Vorteile" vor. Im Rahmen der Umfrage wurden 368 Nutzer aus einem breiten Spektrum verschiedener Positionen, Branchen und Unternehmensgrößen zu den wichtigsten Trends für die Modernisierung des Data Warehouse befragt. Diese Modernisierung steht bei vielen der Befragten (39 Prozent) hoch auf der Prioritätenliste, um der zunehmenden Komplexität der Datenlandschaft entgegenzuwirken und ihre Infrastruktur und internen Prozesse agil halten zu können. Als der wichtigste Modernisierungsansatz des Data Warehouse und ETL wird die Automatisierung angesehen. 60 Prozent der Befragten sehen sie als wichtigste Maßnahme zur Modernisierung des Data Warehouse an.

  • Security-Lösungen und Cloud-Konnektivität

    Derzeit betreiben Unternehmen durchschnittlich 45 Prozent ihrer IT-Infrastruktur in der Public Cloud, IT-Verantwortliche erwarten jedoch, dass diese Zahl in den nächsten fünf Jahren auf 76 Prozent ansteigen wird, so das Ergebnis einer neuen Umfrage von Barracuda Networks. Zugleich geben 70 Prozent der Befragten an, dass Sicherheitsbedenken die Einführung der Public Cloud in ihrer Organisation einschränken. Zudem sind 75 Prozent der Unternehmen bereits Ziel eines Cyber-Angriffs gewesen. Die von Barracuda in Auftrag gegebene Studie befragte 750 globale IT-Entscheidungsträger aus Unternehmen aller Größen und einem breiten Spektrum an Sektoren in EMEA, APAC und den USA zu ihren Erfahrungen bei der Verlagerung der Infrastruktur in die Public Cloud sowie zu Sicherheits- und Netzwerklösungen, die zur Überwindung von Hindernissen bei der Cloud-Migration implementiert werden. Insgesamt zeigt die Studie, dass die Akzeptanz der Public Cloud zwar weiter zunimmt, Sicherheitsbedenken aber immer noch das größte Migrationshindernis sind. Zu den Bedenken der Befragten zählen die Sicherheit der Public-Cloud-Infrastruktur, die Auswirkungen von Cyber-Angriffen sowie die Sicherheit von Applikationen, die in der Public Cloud bereitgestellt werden.