Sicher und effektiv muss nicht umständlich sein
Verschlüsselte E-Mail versus sichere Kollaboration: Das müssen auch nicht IT-affine Kollegen in den Unternehmen wissen
Auch in der Cloud gibt es eine Reihe von Möglichkeiten rechtssicher, effektiv und einfach zusammenzuarbeiten
(04.03.15) - Das Thema Digitalisierung verspricht vor allem der Arbeitswelt eine Menge Vorteile: E-Mails auf allen – auch auf privaten – Geräten, unkompliziertes Teilen von großen Dateien via Cloud-basierter Filesharing-Dienste und Zugriff auf alles von überall. Diese schöne neue Welt funktioniert für den nicht IT-affinen Anwender in Unternehmen schnell und reibungslos. Die Verantwortlichen in den Unternehmen haben dagegen kaum mehr eine ruhige Minute: Sicherheit ist das zentrale Thema.
Gerade auch in der Cloud gibt es eine Reihe von Möglichkeiten rechtssicher, effektiv und einfach zusammenzuarbeiten. Die Herausforderung für die Durchsetzung solcher Lösungen besteht dabei oft darin, die Kollegen mit weniger IT-Verständnis auf das Gefahrenpotential der eingesetzten Lösungen hinzuweisen und andererseits die Einfachheit der Bedienung von neuen, aber sicheren Lösungen aufzuzeigen.
Achtung: E-Mail ist unsichere Kommunikation aber keine Kollaboration
Die E-Mail gilt nach wie vor als das Top-Instrument für den Informationsaustausch innerhalb und zwischen Unternehmen. Der Umgang mit E-Mails birgt aber enorme Gefahren. Dabei geht es nicht immer um externe Bedrohungen à la NSA. Für den Mitarbeiter liegt ein riesiges Gefahrenpotential alleine in einem falschen Mausklick: Schnell ist der falsche Adressat eingefügt oder das falsche Dokument angehängt.
Und: Unwissenheit schützt vor Strafe nicht: Das ungeschützte Versenden von bestimmten Dokumenten widerspricht nicht selten den unternehmenseigenen Vorschriften oder verstößt gar gegen geltendes Recht, wie etwa der Austausch von vertraulichen Personaldaten. Um einen sicheren Versand von E-Mails zu gewährleisten, müssen diese verschlüsselt werden. Technische Möglichkeiten gibt es viele, wie z.B. Client-, Server- oder PKI-basierte Lösungen, aber auch passwortgeschützte Chiffrierungen. Je sicherer die Lösungen sind, desto komplexer ist die Handhabung und damit sinkt deren Akzeptanz in den Unternehmen.
Sichere Kollaboration in der Cloud: Erfolgsfaktor leichte Handhabung
Für den Austausch und das gemeinsame Arbeiten an Daten und Dokumenten empfehlen sich somit Kollaborationslösungen. Der Markt an verfügbaren Lösungen erstreckt sich von Freeware-Filesharing in der Cloud bis hin zu komplexen IT-Systemen für Unternehmen. Der Boom cloudgestützer Filesharing-Lösungen beweist, dass sich das Konzept Kollaboration längst in den Köpfen der digitalen Gesellschaft etabliert hat. Aber auch hier berücksichtigen die Anwender Sicherheitsaspekte kaum. Sollte der physikalische Speicherort der Daten in der Cloud unbekannt oder außerhalb der EU liegen, ist das ein KO-Kriterium für den Einsatz für viele Unternehmen.
Schutz vor fremdem Zugriff, Viren und anderen Bedrohungen ist elementar, für den Anwender und die Durchsetzung im Unternehmen aber nur ein Aspekt: Einfache Bedienbarkeit, mobiler Zugriff und viele andere Funktionen, die man aus den Standard-Mail-Programmen kennt, sollten genauso möglich sein. Neben den Sicherheitsaspekten gibt es aber weitere Vorteile für Unternehmen durch den Einsatz solcher Lösungen: Z.B. die Möglichkeit der Rückverfolgung von Mails, oder dass das System über die von einem bestimmten Ansprechpartner durchgeführten Aktivitäten informieren und die Verbreitung eines speziellen Dokuments zurückverfolgen kann. Auch revisionssichere Protokollierung und andere Sicherheitseinstellungen zur Abdeckung von Compliance-Richtlinien sind Features, die IT-Verantwortliche ruhig schlafen lassen können.
Auf jeden Fall muss die eigene IT-Organisation in der Lage bleiben, das Set-up zentral zu steuern und alle Workspaces zu monitoren. Ganz wichtige Punkte bei der Beurteilung von Kollaborationslösungen kommen der Bedienbarkeit für die Mitarbeiter zu: Idealerweise sind diese Lösungen so intuitiv, dass es weder Hemmschwellen gibt, noch Schulungsaufwand nötig ist. Ein weiterer nicht zu unterschätzender Aspekt sind die Kosten der eingesetzten Lösung. Neben den absoluten Kosten als Aufwandsgröße bietet eine perfekte Lösung auch volle Transparenz und Planungssicherheit über die gesamte TCO.
Monika Hriczucsah, International Marketing Manager, Oodrive: "Smart, Single Source und sicher. Das sind die vier ‚S‘ für den Einsatz erfolgreicher Kollaborations-Tools. Und dann können Unternehmen sich ruhigen Gewissens um ihr Business kümmern." (Oodrive: ra)
Oodrive Gruppe: Kontakt und Steckbrief
Über Oodrive
Oodrive ist einer der europäischen Marktführer für sichere Online-Datenverwaltung für Unternehmen. Der SaaS-Pionier betreut über 14.500 Firmen in über 90 Ländern, die mit Lösungen des Unternehmens weltweit sicher und online kollaborieren. Kleine und mittelständische Betriebe vertrauen Oodrive dabei ebenso wie Großkunden. Die Branchen der Kunden umfassen unter anderem unterschiedliche Industriesektoren, den öffentlichen Dienst, das Baugewerbe, Medien und Kommunikation, das Gesundheitswesen sowie das Rechts- und Finanzwesen. Vor allem Unternehmen in den letztgenannten Geschäftsbereichen profitieren dabei von End-to-End-, Closed-Loop-Sicherheit und nahtloser Verschlüsselung – selbst bei der Zusammenarbeit mit externen Partnern außerhalb der Firewall. Die Oodrive-Lösungen wurden mit den folgenden zwei Prämissen entwickelt: höchste Sicherheit und leichte Handhabung.
Gerade die leichte Bedienbarkeit der Collaboration-Lösungen steigert die Zufriedenheit der Kunden, macht Trainings überflüssig und minimiert das Risiko von Compliance-Verletzungen durch den Einsatz von Behelfslösungen .iExtranet bietet Support für verteiltes Arbeiten von einer Vielzahl von Geräten aus, da Dateien zu jeder Zeit, von jedem Ort und von jedem Gerät aus (Desktop-PC, Laptop, Android, iOS, BlackBerry, etc.) zugängig sind. Mit der Online-Filesharing-Lösung können Daten einfach und sicher geteilt werden, unabhängig von ihrer Anzahl, Größe oder ihrem Format. Mit einem einfachen Klick werden Dateien zur Verfügung gestellt und Ordner in Online-Arbeitsbereiche umgewandelt. Durch die Integration verschiedener Tools lässt sich iExtranet außerdem individuell an die Wünsche des Kunden anpassen. Zu diesen Features gehören unter anderem ein Tool zur firmenspezifischen Klassifizierung von Metadaten, das Erstellen einer elektronischen Signatur sowie ein Programm zur automatischen Synchronisation der geteilten Dateien. Mit iExtranet kollaborieren Kunden, Außendienstmitarbeiter, Tochterfirmen, Dienstleister oder Partner weltweit, effizient und vor allem sicher.
Als Vorreiter des SaaS-Modus in Europa engagiert sich Oodrive in der Förderung des Cloud Computing und ist ein aktives Mitglied in verschiedenen Vereinen und Institutionen wie EuroCloud Germany. Das Unternehmen wurde im Jahre 2000 in Frankreich gegründet und hat heute Niederlassungen in München, Paris, Brüssel, Genf, Sao Paolo und Hong Kong.
Kontakt
Oodrive Deutschland GmbH
Monika Hriczucsah
info(at)oodrive.de
Rückertstr. 4
80336 München
Tel.: 089 59991540
www.oodrive.de
Pressekontakt
Lucy Turpin Communications
Birgit Fuchs-Laine; Philipp Heilos
Tel.: 089 417761-13/28
oodrive(at)lucyturpin.com
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